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Ein Kündigungsschreiben sollte als schriftliche Bestätigung für alles herhalten, was in einem Kündigungsgespräch unter zuhilfenahme von einem Mitarbeiter gesagt wurde. Ein Kündigungsschreiben ist ein Brief oder ein Formular, dies von Unternehmen verwendet würde, die einen Mitarbeiter freisprechen möchten.

Es sollte herauf dem Briefkopf des Unternehmens ausgedruckt und von einer Person verfasst werden, die im Unternehmen die Kompetenz zur Entlassung besitzt. In einigen Staaten ist die Übermittlung eines formellen Kündigungsschreibens gesetzlich vorgeschrieben.